Value Stream Mapping (VSM): O que é e como fazer um

POR Pedro Coelho

Publicado: domingo, 26 de julho de 2020

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Em um processo produtivo deve se ter um equilíbrio constante entre oferta e demanda. No entanto, não será muito difícil dizer que a oferta tem crescido constantemente em muitos setores mais rapidamente do que a demanda.

Na medida em que o mercado está ficando mais saturado a cada dia, os clientes estão se tornando cada vez mais pretensiosos e difíceis de convencer de que você fornece o valor que eles estão procurando.

Felizmente, o Lean tem uma ferramenta maravilhosa, que é o Value Stream Mapping (VSM) que nos ajuda a visualizar e aprimorar o fluxo de valor que estamos entregando aos nossos clientes.

O que é o Value Stream Mapping (VSM)?

O Value Stream Mapping (VSM) é uma ferramenta que permite a criação de um mapa de fluxo de valor com uma visualização bem detalhada de todas as etapas do seu processo de trabalho. O VSM é bastante usado para a representação do fluxo de mercadorias do fornecedor ao cliente através da sua organização.

Por exemplo, o valor que uma empresa de software agrega a seus clientes, são as soluções de software e todos os recursos internos.

O mapa do fluxo de valor deve exibir todas as etapas importantes do seu processo de trabalho que são necessárias para fornecer valor do início ao fim. Uma boa visualização desse mapa permite que você visualize todas as tarefas em que sua equipe trabalha e fornece relatórios de status de uma única olhada sobre o andamento de cada tarefa do processo produtivo.

Além disso, o mapa do fluxo de valor pode não trazer um valor direto ao seu cliente, mas ajuda a garantir que você seja capaz de entregar o produto (ou serviço) final ao seu cliente. Devido a isso, nunca esqueça que o valor é tudo o que o cliente pagaria pelo seu produto (ou serviço).

As etapas que envolvem as inspeções de qualidade são insubstituíveis em todos os processos de produção, sendo que o seu cliente não está pagando para você fazer essas verificações, mas se você entregar um produto final que não atenda ao padrão ou às expectativas de qualidade, ele estará menos disposto a comprar de você novamente.

A criação de um bom VSM ajuda você a melhorar seu processo visualizando as etapas que agregam valor e os desperdícios que são feitos ao decorrer do processo.

No VSM, você só precisa exibir todas as etapas importantes do seu fluxo de trabalho e avaliar como isso agrega valor ao seu cliente. Isso permite que você analise seu processo em profundidade e fornece dicas sobre onde você deve fazer alterações para melhorar a maneira como trabalha.

Breve histórico do Value Stream Mapping (VSM)

O mapeamento do fluxo de valor se tornou uma prática popular com o surgimento do Lean na segunda metade do século XX. Foi uma das fundações que fez do Sistema Toyota de Produção uma sensação de fabricação, embora, naquela época, o termo VSM não estivesse presente.

No entanto, um equívoco comum é que a Toyota tenha inventado a prática associada ao mapeamento de um fluxo de trabalho de maneira visual. Na realidade, existem registros de diagramas mostrando o fluxo de materiais e informações contidos em um livro de 1918 chamado “Installing Efficiency Methods” (em português: Instalando Métodos de Eficiência), por Charles Edward Knoeppel.

Nos anos 90, o processo de mapeamento do fluxo de valor passou a fazer parte da vida de muitos gerentes do ocidente. A popularidade do VSM começou a superar a manufatura e, eventualmente, se espalhou para diversos setores de conhecimento, como desenvolvimento de software, operações de TI, marketing e muitos outros.

Dicas para Fazer ou Modificar um Value Stream Mapping

Na elaboração de um VSM, você terá que gastar um bom tempo observando o processo da empresa antes de fazê-lo. Além disso, de uma boa olhada nessas dicas que estão logo abaixo:

• Primeiramente converse com o seu gestor (ou líder). Certifique-se de entender os objetivos de seus principais interessados e considere esses objetivos ao escolher um processo para analisar.
• Observe o processo e ande pelo gemba para coletar os dados reais. Além disso, peça aos seus colegas para orientá-lo na coleta de dados do processo existente. Registre o tempo necessário para concluir cada etapa e registre todos os pontos de ineficiência. Os dados podem incluir o número de trabalhadores, número de horas de trabalho, tamanho de cada lote, tempo de atividade e inatividade de máquinas, etc.
• Não se esqueça de registrar primeiro o estado atual e depois passe para um estado futuro. Documente seu processo como está para demonstrar qualquer problema. Depois de criar esse mapa do fluxo de valor, você pode mostrar os fluxos de trabalho ideais para o seu gestor.

Essas dicas vão lhe ajudar bastante na modificação ou elaboração do VSM. Além disso, fazendo um bom VSM, você pode acaba ganhando alguns pontos com o seu gestor.

Como Fazer um Value Stream Map (VSM)

Após uma boa caminhada pelo gemba, você vai coletar todos os dados necessários, para começar a elaboração do seu VSM. Abaixo detalhei todo o processo da elaboração, mas aqui logo abaixo estão as etapas básicas do mapeamento do fluxo de valor:

Determinando o escopo do mapa de fluxo de valor

Nessa primeira etapa desse exemplo, você vai criar primeiramente os pontos inicial e final e coloca-los nos cantos superior esquerdo e direito do seu documento.

Sendo que se você cobrir toda a cadeia de suprimentos, provavelmente começará com o fornecedor / matérias-primas e terminará com o cliente. Nessa hora, você vai usar um tipo de quadrado com 3 formas pontiagudas para representar esses pontos.

Em seguida no lado do cliente, você vai registrar o seu takt time (tempo disponível para a produção dividido pela demanda do mercado) ou o tempo máximo que pode gastar enquanto ainda satisfaz a demanda do cliente.

Para calcular esse tempo, você vai tem que reservar os minutos disponíveis para produção e dividi-los pelas unidades de produção necessárias.

Mapeamento as etapas do processo

Nessa segunda etapa, você vai adicionar caixas de processo para mostrar todas as etapas envolvidas.

Sendo que no canto de cada dessas caixas do processo, você terá que adicionar um pequeno círculo para indicar quantos operadores conclui esta etapa do processo. O exemplo abaixo está mostrando apenas um processo onde tem uma pessoa que tosta pão, uma pessoa que coloca a salsicha no pão e uma pessoa que empacota o hot dog.

Abaixo de cada caixa do processo, você terá que incluir uma caixa de dados para sua análise. Além disso, essas caixas podem incluir vários dados, não se limitando apenas aos seguintes dados desse exemplo:

• C / T ou tempo de ciclo, que é o tempo necessário para completar uma parte.
• C / O ou tempo de troca, que é o tempo para trocar o tipo de produto.
• Tempo de atividade que é basicamente a porcentagem de tempo em que a máquina está em funcionamento.
• O Rendimento do processo, que é a porcentagem de peças que passam na inspeção.

Adicionando o inventário e os tempos de espera

Nessa etapa, você vai conectar os seus pontos do início ao fim, sendo as caixas de processo conectadas com setas para mostrar todo o fluxo do processo.

As linhas grossas do mapa de processo que representam as remessas, você vai usa para conectar o fornecedor que envia as matérias-primas para a fábrica e, os clientes que vão receber os hot dogs produzidos pela fabrica. As setas pontilhadas, também chamadas de setas, representam o material enviado de um processo para o seguinte.

Entre cada estágio do processo, você vai usar um triângulo de inventário para marcar o número de peças que você possui no WIP no final de cada etapa. Já nas setas de remessa, você também pode adicionar símbolos de caminhão, avião ou outro símbolo de equipamento para mostrar o método de transporte.

Caso você desconheça o WIP (“Work In Process” em inglês ) que foi citado acima, ele é basicamente o número de tarefas que um time possui atualmente, e ele é bastante utilizado parar mostrar a capacidade do fluxo de trabalho da sua equipe a qualquer dado momento, permitindo com que você gerencie seu processo de uma maneira que evite uma sobrecarga de produção em uma dada etapa. No nosso exemplo temos:

Designe de direção dos fluxos de informações

O VSM não mostra apenas o processo de produção, pois também exibe o fluxo de informações ao longo desse processo. Para agregar valor ao VSM, você também pode adiciona uma caixa de controle de produção para representar as pessoas que planejam e controlam a produção entre os pontos inicial e final.

Além disso, na segunda metade que fica abaixo dessa caixa, você também pode colocar as responsabilidades do grupo que é responsável por essa etapa.

Depois, você adiciona linhas irregulares para comunicação eletrônica, onde você coloca dados como email, telefone ou fax. Além disso, você também pode adicionar notas sobre o tipo de dados trocados, a frequência dessa troca ou a mídia usada.

As linhas retas são usadas para mostrar a comunicação manual, como memorandos, relatórios impressos ou conversas pessoais. Nessas linhas, você adiciona uma regra de formatação condicional para atualizar automaticamente formas e linhas quando seu processo for alterado para monitorar com precisão seu fluxo de informações.

No nosso exemplo, o controle de produção recebe pedidos do cliente e envia previsões semanais para o fornecedor eletronicamente, mas eles fornecem agendas diárias pessoalmente para a equipe de produção.

Criação da linha do tempo

Nessa etapa final, você deve criar uma linha do tempo na parte inferior do seu VSM, lembre-se que o VSM também é usado para detectar desperdícios em um processo, logo a linha do tempo também pode ser considerada a parte mais importante.

Essa linha do tempo é composta por dois níveis. A parte inferior é usada para anotar os horários dos processos de valor agregado, obtidos nas caixas de dados acima.

Já na parte superior, colocamos os valores de tempos sem valor agregado que calculamos pelo estoque que registramos para contabilizar a superprodução, e como o cliente está exigindo 800 hot dogs por dia, 800 peças contam como 1 dia de tempo sem valor agregado.

A linha do tempo também inclui uma caixa de dados à direita que combina todas essas informações. Geralmente essa caixa de dados contém as seguintes informações:

• PLT (“Production Lead Time”, em português Tempo de Espera da Produção) que é o tempo total sem valor agregado da parte superior da linha do tempo.
• VA / T (“Value added time”, em português Tempo de Valor Agregado) que é o tempo total de valor agregado da parte inferior da linha do tempo.
• PCE (“Process Cycle Efficiency”, em português Eficiência do Ciclo de Processo) que é a porcentagem do tempo limite de valor agregado do PLT.

Após a conclusão de pequeno exemplo você viu que o VSM não é nenhum bicho de sete cabeças. Essa ferramenta nos ajuda bastante a economizar tempo e dinheiro reduzindo desperdícios do processo produtivo. No entanto, uma boa fiscalização também é necessária para que essa redução de tempo e dinheiro aconteça na empresa.

Referências

• https://kanbanize.com/lean-management/value-waste/value-stream-mapping (acessado em 11/05/2020 as 12:37)
• https://www.lucidchart.com/blog/how-to-create-a-value-stream-map (acessado em 11/05/2020 as 13:21)
• https://kanbanize.com/pt/recursos-kanban/primeiros-passos/o-que-e-wip (acessado em 11/05/2020 as 13:43)
• Notas de aulas de Lean Six Sigma, Thiago Cardoso, Brains Desenvolvimento Profissional, 2019.

Sobre o autor

Olá meu nome é Pedro Coelho, eu sou engenheiro químico, engenheiro de segurança do trabalho e Green Belt em Lean Six Sigma. Além disso, também sou estudante de engenharia civil, e em parte de minhas horas vagas me dedico a escrever artigos aqui no ENGQUIMICASANTOSSP, para ajudar estudantes de Engenharia Química e de áreas correlatas. Se você está curtindo essa postagem, siga-nos através de nossas paginas nas redes sociais e compartilhe com seus amigos para eles curtirem também :)