O que é o Six SIGMA e a Metodologia DMAIC ?

POR Pedro Coelho

Publicado: quinta-feira, 13 de fevereiro de 2020

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O Six Sigma (também conhecido como Seis Sigma) é uma metodologia que é usada para os processos de melhoria continua. Essa metodologia é basicamente utilizada para eliminar problemas, remover ineficiências, e melhorar as condições de trabalho de um processo para fornecer uma melhor resposta às necessidades dos clientes.

As soluções propostas pela metodologia são todas testadas antes da real aplicação, e após serem testadas são aplicadas e fornecem às organizações um caminho claro para alcançar suas missões o mais rápido e eficientemente possível.

Entendendo o Método Six Sigma

Para entender melhor o método Six Sigma, vamos primeiramente dar uma pequena olhada na história do Six Sigma e como as diferentes partes dessa metodologia foram formadas para se tornar a abordagem de melhoria de processo que conhecemos hoje. Para entendermos melhor, vamos ver o que seria essa melhoria continua?

O que é melhoria contínua?

A melhoria contínua é uma disciplina e estratégia de negócios que foi desenvolvida como uma ramificação dos princípios de gerenciamento científico de Frederick Winslow Taylor em sua monografia em 1911. Nessa monografia, Taylor descreveu os negócios como uma série de fluxos de trabalho ou processos interligados que devem ser gerenciados usando dados.

Foto do engenheiro Frederick Winslow Taylor

Na década de 1930, Walter Andrew Shewhart desenvolveu um conjunto de matérias de gerenciamento para controle de processos e melhoria contínua. Sendo que essas matérias foram baseadas nos princípios de Taylor de negócios para fluxo de trabalho e na dependência de dados.

Foto do engenheiro e estatístico Walter Andrew Shewhart

O trabalho de Shewhart é uma das bases para as matérias de engenharia e gerenciamento de garantia e controle de qualidade encontradas na maioria das organizações atualmente.

Além disso, um dos estudantes protegidos de Shewhart foi William Edward Deming, que usou esses princípios para refazer a indústria automotiva japonesa, e a transformou em uma potência global de qualidade e engenharia após a Segunda Guerra Mundial.

Foto do Professor William Edward Deming dando uma de suas aulas

Breve Histórico do Six Sigma

O Six Sigma foi desenvolvido pela Motorola no começo dos anos 80. A metodologia foi elaborada por Bob Galvin juntamente com o Dr. Mikel J Harry e o engenheiro de qualidade da Motorola, Bill Smith, cujo objetivo era melhorar a maneira como os sistemas de qualidade e medição funcionavam, a fim de eliminar erros do sistema da Motorola.

Foto de Bob Galvin (a esquerda), Dr. Mikel J Harry (no centro), e Bill Smith( a direita).

Tanto que o termo Six Sigma tem o “sigma” que é um símbolo que em qualidade significa uma medida de variabilidade, que é usada para indicar quanto dos dados apresentados se inserem nos requisitos exigidos pelo cliente, sendo que quanto maior for o sigma, melhores serão os produtos ou serviços prestados pela empresa.

Apesar do pessoal lembra mais do Bob Galvin pela criação do Six Sigma, o verdadeiro pai do Six Sigma é Bill Smith, pois foi ele quem elaborou as estatísticas e as fórmulas originais que foram o início da metodologia Six Sigma da Motorola.

Na época em que Bill Smith elaborou o inicio dessa metodologia, ele apresentou as suas ideias referentes a ela para o CEO Bob Galvin, que ficou muito impressionado com sua paixão e reconheceu que o método seria essencial para se abordar as questões referentes à qualidade, e logo o Six Sigma se tornou o ponto central para a estratégia de entrega de produtos adequados ao uso dos clientes.

Antes da implantação da metodologia na Motorola, os sistemas dela toleravam taxas de erro que criavam muitas sobras de peças, retrabalho, testes redundantes e muitas vezes a insatisfação do cliente.

A abordagem Six Sigma foca muito na identificação e eliminação de qualquer coisa que cause variação no processo. Quando a variação acaba, os resultados do processo podem ser previstos sempre com precisão.

Sendo que ao projetar o sistema para que esses resultados precisamente previsíveis fiquem dentro da zona de desempenho aceitável da perspectiva do cliente, os erros do processo devem ser eliminados.

O processo Six Sigma requer 99,99967% de processos e produtos sem erros (ou 3,4 partes por milhão de defeitos ou menos).

Na elaboração do Six Sigma na Motorola , os engenheiros foram um passo adiante, pois eles sabiam muita bem por experiência própria que muitas mudanças no processo não eram eficazes, pois não chegavam à causa raiz do problema.

Além disso, as alterações feitas acabavam não permanecendo, pois os operadores quase sempre acabavam voltando a fazer as coisas da maneira antiga ao longo do tempo. Sabendo desse problema, o Six Sigma foi organizado com cinco fases para tratar dessas questões. Sendo essas cinco fases conhecidas como DMAIC, que eu estarei falando um pouco sobre elas um pouco mais adiante nesse artigo.

A implementação da metodologia Six Sigma fez com que na época a Motorola recebe-se o primeiro prêmio Malcolm Baldrige National Quality Award em 1988, que foi concedido pelo Presidente dos Estados Unidos.

Posteriormente, a metodologia Six Sigma foi também implantada na General Electric Corporation (GE). Onde o Engenheiro Jack Welch da GE disse: "O Six Sigma mudou o DNA da GE", pois ele conseguiu salvar a GE de um estado de semi falência através da implementação da metodologia Six Sigma em 1996.

Foto do engenheiro Jack Welch

O que é o DMAIC?

O DMAIC é a abordagem de solução de problemas que impulsiona o Lean Six Sigma. É um método de cinco fases - Define, Measure, Analyze, Improve and Control, que em português significa Definir, Medir, Analisar, Implementar e Controlar.

Esse método é basicamente a abordagem de solução de problemas que impulsiona o Lean Six Sigma. Para entender melhor o método, eu detalhei um pouco sobre o passo a passo de como se aplica o DMAIC para ajuda-lo a solucionar algum problema.

Caso você já for um Belt com uma boa experiência sobre o assunto, fique a vontade para compartilhar seu conhecimento nos comentários, lembrando que essa postagem é apenas um resumo do que é DMAIC.

Além disso, se você for um leigo que nem sabe o que é o Lean? , não tem problema, pois eu também escrevi um artigo sobre o Lean Manufacturing, o link do artigo é esse que está abaixo:

https://www.engquimicasantossp.com.br/2020/02/lean-manufacturing-manufatura-enxuta.html

Primeiro passo – A escolha do projeto que você deseja melhorar

O foco de qualquer esforço de melhoria de processo é selecionar o projeto certo, sendo que para isso, você precisa fazer uma boa analise nos seus indicadores para ver o que está ruim e o que precisar ser melhorado.

Caso você não tenha indicadores, identifique os processos que você precisa de controle, que são processos onde você perde dinheiro de qualquer forma, sendo por gerar retrabalho, desperdício, atividades desnecessárias, e demais atividades que gerem custos adicionais.

Após ter encontrado os seus indicadores, você vai precisar de ferramentas para cascatear os indicadores, sendo que dentre elas estão:

Balanced Score Card (BSC): metodologia de medição e gestão que é utilizada para que você consiga ter uma visão em quatro perspectivas diferentes de quais são os indicadores que uma companhia deveria ter.

Quality Function Deployment (QFD): metodologia usada para transformar os requisitos do seu cliente em um indicador de processo.

Abaixo estão quatro dicas chaves bem importantes para começar a aplicação do DMAIC:

• Escolha um problema óbvio dentro de um processo existente
• Escolha algo que faça a diferença, mas que não seja muito complexo e nem muito custoso para se resolver. Algo que seja bem significativo e gerenciável.
• Verifique se há potencial para reduzir o tempo de entrega ou os defeitos da produção, pois isso pode resultar em uma boa redução de custos ou uma maior produtividade.
• Verifique se você pode coletar dados do processo que você selecionou, lembre-se que a coleta de dados é extremamente essencial, pois quem não mede não gerência, e quem não gerência não melhora. Vai para o Gemba para obter esses dados

Agora após selecionar o projeto, você e sua equipe de aprimoramentos podem começar a aplicação do DMAIC para analisar os problemas do processo e fornecer resultados quantificáveis e sustentáveis para empresa. Para começar o projeto vamos para a primeira etapa que é o:

Define (Definir)

Nessa etapa, você vai ver qual problema você gostaria de corrigir?. O Definir é a primeira fase do processo de aprimoramento do Lean Six Sigma. Nessa fase, você precisar ir para o Gemba para checa se os seus indicadores condizem com a realidade do processo; e caso os indicadores forem condizentes com a realidade, você vai começar o projeto pedindo ajuda para o seu gestor, para identificar as pessoas que possam te ajudar nesse projeto.

Após reunir essas pessoas, você vai tem que capacitar essas pessoas com um treinamento básico do que é o DMAIC, dando um foco maior no analisar e no implementar, basicamente um treinamento de Yellow Belt, que vai ajudar engajar as pessoas da sua equipe.

Depois do treinamento da equipe, você vai definir o escopo do projeto, lembrando sempre que o que é mais importante no escopo é o que não vai no escopo, pois pode acontecer de o seu gestor te perguntar sobre algo que o projeto não contempla, por isso é sempre bom montar um escopo bem detalhado.

Após ter montado o escopo, você vai monta um documento que pode ser feito usando dois métodos, sendo um deles o A3 que é o método mais comum de se trabalhar, pois conta a história toda do projeto em um documento só.

O outro método é o Project Charter (termo de abertura do projeto) que é um método onde você traça um mapa de alto nível do processo e esclarece as necessidades dos clientes do processo. No entanto, esse método não tem todo o detalhamento do A3.

No escopo do projeto, você vai colocar basicamente os indicadores de monitoramento em relação ao desempenho, estado atual e estado futuro planejado para o processo, cronograma ou plano referente ao que vai ser conduzido no projeto, porque das alterações no processo, e também vai fala quem são as pessoas que estão participando do projeto e vai pegar a assinatura delas, para elas se comprometerem de verdade com o projeto.

Conduzindo o andamento do processo e conversando bem com os participantes do processo, eles iniciam sua jornada de construção do conhecimento do processo.

Antes de passar para a fase de medição, refina o foco da equipe do projeto e garanta que eles estejam alinhados com os objetivos da liderança organizacional.

Measure (Mensurar)

Como esse processo é executado atualmente? Qual é a magnitude do problema? A medição é crítica ao longo da vida útil do projeto desde quando ele foi elaborado, pois isso pode fornecer indicadores chaves sobre a integridade do processo e pistas de onde os problemas do processo estão acontecendo.

Nessa etapa do mensurar, você vai coletar dados que podem ser dados discretos ou dados contínuos, sendo dados discretos aqueles que podem ter alguma classificação (ou adjetivo), já os dados contínuos são dados que assumem qualquer valor dentro de um intervalo.

Antes de sair que nem um doido coletando dados; você vai tem que elaborar um plano de coleta e montar as equipes de coleta que vão ter que se concentram no prazo de entrega do processo ou na qualidade do que os clientes estão recebendo do processo.

Antes de passar para a fase de análise, lembre-se, a equipe tem que define suas medidas e determina o desempenho atual ou a linha de base do processo.

Analyze (Analisar)

O que está causando o problema? Um dos maiores desafios para as equipes é resistir ao desejo de ir para a solução antes de entender as verdadeiras causas principais dos problemas do processo.

Sem uma análise adequada, as equipes podem implementar soluções que não resolvem o problema e que podem resultar em perda de tempo, consumo de recursos, aumento da variação, aumento dos riscos, e criação de novos problemas.

Você já viu equipes fazerem isso? Claro que Sim, pois isso acontece o tempo todo! Em vez de implementar soluções que não resolvem o problema, o ideal é que as equipes aprendam com as caminhadas pelo Gemba fazendo vários brainstorms (toro de palpites ou chuva de ideias) com os operadores do processo, pois através disso você pode descobrir a causa raiz do problema e também ouvir sugestões de otimização para o processo.

Além disso, também estude as suas tabelas e gráficos, e use as suas observações para desenvolver e confirmar teorias sobre o que está causando o problema que eles estão tentando corrigir.

O ponto crucial desta fase é verificar hipóteses antes de implementar soluções. Somente então a equipe deve passar para a fase do Implementar.

Improve (Implementar)

A etapa do improve nada mais é do que o 5W2H (what, Where, When, Why , Who and How, How Much) que é o que vai fazer, quem vai fazer, quando vai fazer, por que vai fazer, onde vai fazer; e os dois H é o como vai fazer, quanto custa e quanto tempo leva ou “How Often”, com que frequência será feita as ações de melhoria.

Sendo que na realidade, você vai precisar basicamente do que vai ser feito, quem vai fazer e principalmente qual o prazo, lembrando que sem prazo nada acontece. Um bom líder tem que sempre estar acompanhando e colocando prazo nos trabalhos da equipe, para que o trabalho ocorra como planejado.

Antes do 5W2H, o recomendado é que se faça uma matriz de priorização para as ações que você vai toma, sendo que para isso existem 2 métodos: GUT ( Gravidade, Urgência, e Tendência) e a famosa RABU ( Rapidez, Autonomia, Beneficio, e Urgência).

Agora após a determinar o que está causando o problema, a equipe tem que implementar os planos seguindo os prazos para resolver uma ou mais causas raízes do problema

A fase de Improve é onde a equipe refina suas ideias de contramedidas, pilota mudanças de processos, implementa soluções e, por fim, coleta dados para confirmar que há melhorias mensuráveis. Um esforço estruturado de melhoria pode levar a mudanças inovadoras e elegantes, que melhoram a medida da linha de base e, finalmente, uma melhor experiência ao cliente.

Control (Controlar)

Como você sustenta a melhoria? Com as melhorias implementadas e o problema do processo resolvido, a equipe deve trabalhar para manter os ganhos e facilitar a atualização das boas práticas do novo processo.

Na fase do Control, você vai tem que fazer o controle do processo, sendo isso algo que pode ser feito com CEP (Controle Estatístico do Processo) ou através de um processo de padronização, onde você vai treinar a equipe para trabalhar com as melhorias implementadas.

Após a implantação das ferramentas de controle do processo e do treinamento do pessoal, a equipe vai desenvolve um plano de monitoramento para acompanhar o sucesso do processo atualizado e elabora um plano de resposta, caso haja uma queda no desempenho. Uma vez instalado, o proprietário do processo monitora e atualiza continuamente o processo otimizado que foi implantado.

Conclusão e Recomendações

O artigo é apenas um pequeno resumo dessa metodologia maravilhosa que é o Six Sigma que nos ajuda muito de maneira bem organizada a fazer projetos de melhoria continua. Caso você queira saber mais sobre essa metodologia, ou até fazer um curso sobre ela.

Eu recomendo os cursos de Green Belt e Black Belt do meu amigo Thiago Cardoso, que é Lean Six Sigma Master Black Belt e Scrum Master que já fez vários projetos aplicando os conceitos de melhoria continua, o cara é um expert no assunto.

Abaixo tem um link de um vídeo dele falando de uma maneira bem mais detalhada sobre o DMAIC

https://www.youtube.com/watch?v=AlOzcxco5FY

Referências

• https://goleansixsigma.com/dmaic-five-basic-phases-of-lean-six-sigma/ ( acessado em 04/12/2019 as 19:38)
• Notas de aulas de Lean Six Sigma, Thiago Cardoso, Brains desenvolvimento profissional, 2019.
• https://www.goskills.com/Lean-Six-Sigma (acessado em 09/12/2019 as 20:19)
• Perfect Power: How the Microgrid Revolution Will Unleash Cleaner, Greener, and More Abundant Energy (2008)
• https://www.qsp.org.br/biblioteca/segunda_geracao.shtml ( acessado em 04/12/2019 as 19:49)

Sobre o autor

Olá meu nome é Pedro Coelho, eu sou engenheiro químico, engenheiro de segurança do trabalho e Green Belt em Lean Six Sigma. Além disso, também sou estudante de engenharia civil, e em parte de minhas horas vagas me dedico a escrever artigos aqui no ENGQUIMICASANTOSSP, para ajudar estudantes de Engenharia Química e de áreas correlatas. Se você está curtindo essa postagem, siga-nos através de nossas paginas nas redes sociais e compartilhe com seus amigos para eles curtirem também :)